Ich bin dann mal offline: Wie die analoge Organisation von Notizen meinen Arbeitsalltag erleichtert

Digital Normal – das ist unser Stichwort. Das Stichwort des heutigen Zeitalters. Alle Prozesse werden digitalisiert, um unser Leben zu vereinfachen. Organisation ohne digitale Kalender, einem One Note oder digitale Notizbücher kann nicht organisiert sein. Analog ist out, sagen sie. Aber ist das wirklich so?

Gibt es Prozesse, die ohne Technik besser funktionieren können? Für den Bereich der Organisation habe ich mich genau zu dieser Fragestellung mit einer Katharina aus dem Office Management unterhalten. Wie die Berufsbezeichnung vermuten lässt, ist Organisation ihr Alltag. Aus Erfahrung kann ich sagen, es läuft bei ihr. Nichts gerät in Vergessenheit, Aufgaben werden zeitnah und pünktlich erledigt und irgendwie hat sie auch sonst alles im Kopf.

Was sie immer dabei hat? Was viele erfolgreiche Menschen, wie zum Beispiel Bill Gates oder George Lucas immer mit sich führen? Ein Notizbuch. 

Während andere in Meeting zweitaufwendig auf ihrer Tastatur oder am Handy tippen, macht sie sich fleißig analoge Notizen. Wie umständlich, mag jetzt so manch einer denken. Das dauert doch viel länger und kann niemals strukturiert sein, wie eine digitale Erfassung der Stichpunkte und Daten. Falsch gedacht, für Katharina ist die offline Organisation genau der Grund, warum alles immer so reibungslos funktioniert. Obwohl es auf der Hand liegt alles abzutippen, muss das nicht zwangsläufig für jeden der richtige Weg sein, wie sie mir erklärte. 

Wie kommt man dazu in einem durchweg digitalen Berufsumfeld stringent analog zu arbeiten?

Mit dem Start ins Berufsleben, hat sie ihre Organisations- und Lerngewohnheiten aus dem Studium reflektiert und festgestellt, dass sie immer ein Kommunikationslerner mit hohem visuellem Anteil war. In ihrer letzten Stelle als Assistenz der Geschäftsführung durfte nichts untergehen, also suchte sie nach einer Selbstmanagement- Methode und entdeckte das Notizbuch für sich. 

Indem sie Informationen mit der Hand aufschreibt, prägen diese sich ein, werden greifbar. Ganz einfach. Ihre eigene Schrift hilft ihr, alles im Kopf zu behalten. Sie weiß zu jeder Zeit, welcher ihrer Gedanken auf welcher Seite steht. Ein weiterer Vorteil: 

„In meinem Notizbuch arbeite ich kreativer. Natürlich kann ich eine Mind-Map auch ins One Note packen, diese selbst aufzumalen macht sie jedoch persönlicher und greifbarer. Ich schreibe auch ganz anders, wenn ich einen Stift benutze, als wenn ich etwas tippe. Es fließt aus meinem Kopf direkt aufs Papier.“ 

Weiter führt sie aus, dass es einfach der schnellere Weg ist. Ihr Buch ist immer dabei und muss nur aufgeschlagen werden. Der Laptop muss im Zweifel erst hochgefahren werden, das One Note geöffnet und die richtige Seite gefunden werden.  Außerdem: Besprechungen können auf einer tieferen Ebene aufgenommen werden, ohne dass die Konzentration leidet. Ist die Information niedergeschrieben, muss sie sich erstmal nicht weiter damit befassen und kann sich weiter auf das Zuhören fokussieren.  

Natürlich liegt der Schlüssel in der offline Organisation in der Struktur. Katharina arbeitet dafür nach der „Rapid Logging Methode“. 

Das bedeutet, Notizen werden immer auf Tagesbasis geschrieben und nicht erledigte Aufgaben immer auf den nächsten Tag übertragen. Daher kann sie Aufgaben, für die sie nicht sofort Zeit findet, zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufnehmen. 

Übersicht verschafft ein Kategorisierungssystem. Verschiedene Icons definieren Ideen, Aufgaben oder Prioritäten. Das Ausrufezeichen steht beispielsweise für eine Priorität, während ein Herz eine Idee symbolisiert. So hat sie immer direkt im Blick, womit es eine Notiz auf sich hat. Checkboxen kennzeichnen ihre Aufgaben, ein Strich zeigt, dass sie etwas begonnen und zwei, dass etwas beendet ist. Alles was weg ist, wird durchgestrichen. Allgemein gilt: Keep it short, vollständige Sätze gehören nicht in das Buch. 

Macht Sinn und klingt gar nicht so kompliziert. Ist es auch nicht, denn:

Es kann passieren, dass ich zeitlich etwas nicht schaffe, aber ich werde es niemals vergessen, es steht ja in meinem Buch. Es ist wirklich übersichtlich, jede fremde Person würde sich darin zurechtfinden. “ Ganz wichtig und eigentlich selbsterklärend, an den Anfang jeder Seite kommt das Datum.

Ein weiterer Vorteil: Ist der Gedanke erstmal aufgeschrieben, bleibt er genau dort. 

 „Weder ich noch irgendwer anders kann etwas löschen, verschieben oder ähnliches. Gerade wenn man mit mehreren Personen in einem One Note arbeitet, passiert sowas schnell. Das hatte ich auch schon, ich habe etwas eingetragen, ein anderer hat es aus Versehen gelöscht oder verändert. Das führt zu Verwirrung.“

Sonst hat niemand Zugriff auf ihre Gedanken, aber das ist nicht schlimm.

Natürlich nutzt auch sie digitale Medien. Alles was anderen kommuniziert werden muss, kommt ins One Note oder dorthin, wo es hingehört. Sonst würde sich das System nicht mit der Organisation der anderen vereinbaren lassen. Gerade in Projekten oder Entscheidungsprozessen an denen andere Personen beteiligt sind, sind ihre Notizen auch für andere wichtig und werden digital festgehalten. Als Außenstehende Beobachterin kann ich sagen: Ist Katharina organisiert, ist es im Grunde jeder der mit ihr zusammenarbeitet, denn sie hat alles im Blick. 

 „Wir nutzen mehrere Plattformen zur Kommunikation, über alles den Überblick zu behalten ist nicht so einfach.“ 

Ist das denn überhaupt so sicher, so ohne Passwortschutz, mag sich jetzt so manch einer denken. Natürlich muss sie darauf achten, es sicher wegzuschließen, wenn sie es mal nicht mit sich trägt. Aber daran denkt sie automatisch. 

Und vor allem ihr letzter Gedanke zum Thema offline Organisation ist es wert, diesen einmal sacken zu lassen. Es geht um die Wirkung nach außen.  

„Wenn jemand mit dem Handy vor mir sitzt und Notizen macht, kann er eigentlich gerade an allem möglichen sitzen. Ich weiß nicht, ob mein Gegenüber gerade auf WhatsApp oder Facebook unterwegs ist. Genauso am Laptop, das kann ganz schön irritierend sein. Wenn ich in mein Buch schreibe, weiß jeder woran er bei mir ist.“   

Ein sehr richtiger Gedanke wie ich finde. Meetings bestehen aus persönlicher Kommunikation, warum also nicht auch die Gedanken persönlich festhalten und dem Gesprächspartner das Gefühl der ungeteilten Aufmerksamkeit vermitteln.  

Das Fazit: Natürlich muss jeder selbst schauen, wie es ihm am leichtesten fällt, seinen Alltag zu managen. Nur weil in diesem Beispiel das Notizbuch perfekt funktioniert, kommt nicht jeder so gut damit zurecht. Allerdings sagt Katharina ganz klar, dass Notizen für sie der Schlüssel zum Erfolg sind.  Warum? 

„Notizen sind kreativ, steigern die Produktivität und führen zu einer besseren Problemlösung, sowie besserer Entscheidungsfindung. Außerdem helfen visualisierte To- Do‘s Ziele zu erreichen.“  

Schon im Gespräch über Learnings zum Thema Organisation erzählte, konnte ich bereits viele hilfreiche Aspekte für mich mitnehmen, die sich ohne großen Aufwand in den Alltag integrieren lassen. Und es ist vollkommen richtig, wenn sie sagt: 

 „Digital ist cool, ich nutze auch gerne unsere Tools, aber online ist nicht alles besser. Daher ist es sinnvoll beides zu kombinieren.“  


Dieses Interview führte Dalia (Online Marketing Managerin) mit Katharina (HR Managerin) aus dem #teamWABSOLUTE.

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